المهام الإدارية والفواتير
متابعة المستحقات، خارج قائمة مهامك.
يُرسَل تذكير بصياغة مهذبة فور تأخر الفاتورة، ويتوقف فور السداد.
- الفاتورة متأخرة 14 يومًا
- أُرسل تذكير بأسلوب مهذب
- سُدِّدت الفاتورة خلال ساعة
- توقفت المتابعة تلقائيًا
المشكلة
الفاتورة التي ما زالت بلا متابعة.
- 01
تمر الفاتورة دون سداد، وتبدو متابعتها محرجة بعض الشيء، فتؤجَّل أسبوعًا آخر.
- 02
لا يتضح حجم المبالغ المستحقة إلا دفعة واحدة، في آخر الشهر.
- 03
يتأخر العميل نفسه في السداد كل مرة، ولا يقول له أحد شيئًا عن ذلك.
- 04
متابعة عميل جيد بالطريقة الخاطئة قد تكلّفك أكثر من قيمة الفاتورة.
ما يحدث عادةً
- على أحدهم أن يتذكر مراجعة المتأخر ومتابعته بنفسه، بين كل المهام الأخرى.
- تختلف الصياغة بحسب من يرسل التذكير، وبحسب مزاجه في ذلك اليوم.
- قد تصل الدفعة وتستمر المتابعة رغم ذلك، لأن أحدًا لم يطلب إيقافها.
- العملاء الأكثر تأخرًا في السداد هم في الغالب من لم يصل إليهم أحد بعد.
كيف نفعل ذلك
- يُرسَل تذكير فور تجاوز الفاتورة موعد استحقاقها، بصياغة مهذبة في كل مرة.
- تسير المتابعة وفق جدول متفق عليه، فلا ينتظر شيء أن يتذكر أحد إرساله.
- فور سداد الفاتورة تتوقف المتابعة في الحال، دون أي إجراء منك.
- يظهر لك بنظرة واحدة من يسدد في موعده من العملاء ومن يحتاج إلى تذكير.
كيف يعمل
خطوات العمل
- 01عرّفنا بأعمالك
كيف تُتابَع الفاتورة المتأخرة لديك الآن، وإلى أي مدى يُسمح لها بالتأخر.
- 02نضع الجدول
صياغة وتوقيت يناسبانك، والربط بنظام المحاسبة لديك.
- 03يتابع ثم يتوقف
تُرسَل التذكيرات وفق الجدول، وتتوقف فور السداد.
يراقب دائمًا
يراجع عمله بنفسه
تُقارَن كل متابعة بالحساب البنكي قبل إرسالها، فلا تُتابَع دفعة وصلت بالفعل مرة أخرى. ويراقب النظام أيضًا مدى نجاح كل جدول فعليًا.
- دفعة وصلت بالفعل، تُكتشف قبل أن يُرسَل تذكير آخر إلى العميلتم الفحص
- عميل اعترض على الفاتورة، يُستثنى من المتابعة تمامًا حتى مراجعتك للأمرتم الفحص
- العملاء الأكثر تأخرًا في السداد باستمرار، لتتصرف مبكرًاتم الفحص
- متابعة بلا رد بعد عدة تذكيرات، يُنبَّه إليها لإجراء اتصال بالعميلتم الفحص
ما تحصل عليه
ما تشمله الخدمة
- تذكير يُرسَل فور تأخر الفاتورة
- جدول وصياغة متفق عليهما، يُستخدمان في كل مرة
- متابعة تتوقف لحظة سداد الفاتورة
- إيقاف المتابعة لأي فاتورة عليها اعتراض
- نظرة شهرية على من يتأخر في السداد، وكم مرة
- يعمل مع نظام المحاسبة الذي لديك بالفعل
- صورة واضحة لما هو مستحق وعلى من
- أسلوب مهذب دائمًا، ولا تتكرر المتابعة بالخطأ أبدًا
لفريقك التقنيالجانب التقني، لمن يتولى أنظمتك.
- يرتبط بنظام المحاسبة أو الفوترة لديك عبر واجهة API الخاصة به، ويقرأ مواعيد الاستحقاق وحالة السداد مباشرة.
- تُحدَّد قواعد المتابعة والصياغة والجدول بحسب نوع العميل، ويمكن تغييرها في أي وقت.
- تتحقق المتابعة من الحساب البنكي قبل إرسال كل تذكير، فلا تُتابَع فاتورة مسدَّدة مرتين.
- يُستثنى من الجدول كل ما صُنِّف على أنه محل اعتراض، إلى أن يحسمه شخص.
- يُسجَّل كل تذكير يُرسَل مقابل الفاتورة، ليبقى سجل كامل بما قيل ومتى.
- البيانات مشفَّرة أثناء النقل وعند التخزين، وتُستضاف في مناطق المملكة المتحدة أو الاتحاد الأوروبي حيثما يسمح المزوّد.
أسئلة وأجوبة.
كم تذكيرًا يرسل؟
بعدد ما يحدده جدولك، بصياغة مهذبة، ويتوقف فور سداد الفاتورة.
هل يمكنه المتابعة بأسلوبنا نحن؟
نعم. نتفق معك على الصياغة أولًا، ثم تُستخدم في كل مرة.
ماذا لو اعترض عميل على الفاتورة؟
تُستثنى فورًا من المتابعة، فلا يُرسَل شيء آخر إلا بعد مراجعتك لها.
هل يتابع عميلًا سدّد بالفعل؟
لا. يتحقق من الحساب البنكي قبل كل تذكير، فلا تُتابَع فاتورة مسدَّدة مرة أخرى.
كم التكلفة؟
يعتمد السعر على عدد العملاء الذين تُتابَع فواتيرهم وعلى طريقة الربط بنظام المحاسبة لديك. وبعد مكالمة قصيرة، يصلك سعر واضح قبل أن نبدأ التنفيذ.
خدمات مكمّلة
واصل التصفح
- المهام الإدارية والفواتير
فواتير تُرسَل يوم انتهاء العمل
تُرسَل كل فاتورة فور تسجيل انتهاء العمل. ولا يحتاج أحد إلى تذكّر إرسالها.
- المهام الإدارية والفواتير
دفاتر حسابات منظّمة في Xero أو QuickBooks
تُطابَق المدفوعات مع الحساب البنكي فور وصولها، وتُسجَّل الإيصالات يوم الشراء. ولا يُدخَل شيء مرتين.
- المهام الإدارية والفواتير
تنبيهات التدفق النقدي: رسالة قصيرة حين تستدعي أموالك الانتباه
رسالة قصيرة عندما تستدعي المبالغ المستحقة لك أو المدفوعات القادمة أو رصيدك البنكي انتباهك، لتعلم بالأمر في الأسبوع نفسه الذي يحدث فيه.