المهام الإدارية والفواتير
اخرج من الاجتماع والمحضر جاهز.
يُرسَل جدول الأعمال مسبقًا، ويُكتب المحضر من الاجتماع نفسه، وتُتابَع المهام حتى إنجازها.
- جدول الأعمال أُرسل إلى خمسة أشخاص
- التدوين كُتبت مسودة المحضر
- تتبع المهام سُجِّلت ثلاث مهام
- التذكير متابعة مهمة واحدة
- المحضر حُفظ ووُزِّع
المشكلة
ما جرى الاتفاق عليه في الاجتماع، ثم نُسي بصمت.
- 01
يغادر الجميع الاجتماع، ويبدأ ما جرى الاتفاق عليه بالتلاشي من الذاكرة قبل العودة إلى المكتب.
- 02
يُرسَل جدول الأعمال قبل بدء الاجتماع بساعة، إن أُرسل أصلًا.
- 03
يُكتب المحضر من الذاكرة بعد أيام، إن وجد أحد الوقت لذلك.
- 04
يُتَّفَق على مهمة شفهيًا في الاجتماع، ولا يدوّنها أحد في أي مكان.
ما يحدث عادةً
- يدوّن شخص واحد الملاحظات بخط اليد، ثم يكتبها بشكل مرتب حين يجد الوقت.
- جدول الأعمال هو ما يتذكره أحدهم في الطريق إلى قاعة الاجتماع، إن تذكّر شيئًا أصلًا.
- تبقى المهام في دفتر أحدهم أو لا تُدوَّن في أي مكان، حتى يذكّر الاجتماع التالي الجميع بها.
- نصف مهام المرة السابقة لا يزال في مكانه، كما تُرك تمامًا.
كيف نفعل ذلك
- يصل جدول الأعمال إلى كل الحاضرين قبل الاجتماع بوقت كافٍ، في كل مرة.
- يُكتب المحضر من الاجتماع نفسه أثناء انعقاده، لا من الذاكرة بعده.
- تُسجَّل كل مهمة باسم شخص وبموعد محدد فور الاتفاق عليها.
- تُتابَع المهام من تلقاء نفسها وفق جدول، حتى يؤكد صاحبها إنجازها.
كيف يعمل
خطوات العمل
- 01عرّفنا بأعمالك
كيف تسير اجتماعاتك الآن، من جدول الأعمال إلى المهام.
- 02نربطه
بتقويمك وبالاجتماعات التي تعقدها كل أسبوع بالفعل.
- 03يعمل
يُرسَل جدول الأعمال، ويُكتب المحضر، وتُتابَع كل مهمة.
يراقب دائمًا
يراجع عمله بنفسه
تُراقَب كل مهمة عن كثب بعد انتهاء الاجتماع، فلا يختفي بصمت أي شيء جرى الاتفاق عليه. ويلاحظ النظام أيضًا حين يعود الموضوع نفسه من اجتماع إلى آخر.
- مهمة بلا اسم مسؤول عنها، تُكتشف ويُنبَّه إليها قبل انتهاء الاجتماعتم الفحص
- مهمة تجاوزت موعدها دون أي حركة، تُتابَع مجددًا تلقائيًا دون طلب منكتم الفحص
- شخص لم يصله جدول الأعمال في الوقت المناسب، يُنبَّه إليه بوضوح قبل بدء الاجتماعتم الفحص
- بند يتكرر طرحه اجتماعًا بعد اجتماع، ويستحق التساؤل عن سبب عدم إغلاقه نهائيًاتم الفحص
ما تحصل عليه
ما تشمله الخدمة
- جدول أعمال يُرسَل إلى كل الحاضرين مسبقًا
- محضر يُكتب من الاجتماع نفسه
- كل مهمة تُسجَّل باسم شخص وبموعد محدد
- متابعة المهام تلقائيًا إلى أن يُسجَّل إنجازها
- سجل بما جرى الاتفاق عليه، يسهل الرجوع إليه
- يعمل مع التقويم الذي لديك بالفعل
- قائمة واضحة وبسيطة بالمهام المعلقة ومسؤول كل منها
- الشكل نفسه في كل مرة، فلا حاجة إلى البحث عن شيء
لفريقك التقنيالجانب التقني، لمن يتولى أنظمتك.
- يرتبط بتقويمك عبر واجهة API الخاصة به، ويقرأ أسماء الحاضرين ومواعيد الاجتماعات.
- تُكتب مسودة المحضر من ملاحظات الاجتماع أو تسجيله، ليراجعها شخص قبل مشاركتها.
- تُسجَّل المهام باسم مسؤول وبموعد، وتُتابَع تلقائيًا حتى يُسجَّل إنجازها.
- يقتصر الاطلاع على المحاضر والمهام على من تختارهم.
- يُسجَّل كل جدول أعمال أُرسل وكل مهمة جرت متابعتها، ليبقى سجل كامل بما حدث ومتى.
- البيانات مشفَّرة أثناء النقل وعند التخزين، وتُستضاف في مناطق المملكة المتحدة أو الاتحاد الأوروبي حيثما يسمح المزوّد.
أسئلة وأجوبة.
هل يسجّل الاجتماع؟
فقط إذا أردت ذلك. ويمكن كتابة مسودة المحضر من تسجيل أو من ملاحظات دُوّنت أثناء الاجتماع.
من يتلقى جدول الأعمال؟
كل الحاضرين، ويُرسَل قبل الاجتماع في كل مرة.
كيف تُتابَع المهام؟
تُرسَل إلى صاحب كل مهمة وفق جدول، حتى يُسجَّل إنجازها.
هل يمكنني الاطلاع على ما لم يُنجَز بعد؟
نعم. يسهل العثور على كل مهمة مفتوحة، مع اسم صاحبها وموعد استحقاقها.
كم التكلفة؟
يعتمد السعر على عدد الاجتماعات التي يغطيها كل شهر. وبعد مكالمة قصيرة، يصلك سعر واضح قبل أن نبدأ التنفيذ.
خدمات مكمّلة
واصل التصفح
- المهام الإدارية والفواتير
تقارير تُنجَز تلقائيًا
برسالة واحدة يُعَدّ تقرير مجلس الإدارة من أرقامك نفسها، جاهزًا للمراجعة قبل الاجتماع.
- المهام الإدارية والفواتير
فواتير تُرسَل يوم انتهاء العمل
تُرسَل كل فاتورة فور تسجيل انتهاء العمل. ولا يحتاج أحد إلى تذكّر إرسالها.
- وكلاء الذكاء الاصطناعي والأنظمة
محادثة واحدة تدير الباقي
اسأل في مكان واحد، ويتسلّم الوكيل المناسب المهمة في الخلفية. لا حاجة إلى اختيار الأداة بنفسك، ولا إلى تذكّر مكان الإجابة.